Поездки или путешествия организовывают для спокойного отдыха, занятия спортом, осмотра местных достопримечательностей. Однако можно совместить материальную пользу от поездки с новыми впечатляемы. Эти задачи решает деловой туризм, виды которого отличаются от цели путешествия. Для каждой категории определены свои условия, разрабатываются отдельные маршруты и графики.
Содержание
Деловой туризм, определение и цели
Все профессионалы отрасли признают, что определение, понятие «делового туризма» неточен как на национальном, так и на международном уровне. Он имеет признаки путешествия в пути (проживание, питание, прием, трансферы, а иногда и отдых) и другую часть, профессиональную, социальную (поиск клиентов, строительные площадки, переговоры, встречи со специалистами, учеба, обучение, технические визиты).
В более общем смысле считается, что деловой туризм включает в себя путешествия, индивидуальные или организованные. Они осуществляются по профессиональным причинам, с продолжительностью не менее 24 часов. На первом этапе предлагаем изучить виды туризма, их особенности, правила организации.
Рынок делового туризма можно разделить на 4 сектора:
- конгрессы и съезды компаний;
- ярмарки и выставки;
- поощрения, семинары и встречи компаний;
- индивидуальные командировки.
Среди профессионалов существуют разногласия по поводу самого разделения туристического рынка, определение различных сегментов в индустрии. Например, определенные статистические данные или конкретные организации отделяют конвенции от рынка семинаров, другие рассматривают их как единое целое.
Точно так же часто путают деловые поездки и поощрительные поездки, которые обычно затрудняют оценку статистики составление отчетов. Деятели делового туризма не всегда специализируются по секторам, но действуют в нескольких сегментах рынка. Каждый год появляются новые туристические продукты, предложения.
Обзор видов поездок
Для каждого типа путешествия определяются цели, основой которых являются бизнес-процессы. Отдых, посещение достопримечательностей стоят на втором месте. В России деловой туризм получил отдельное направление. Он часто используется как мера поощрения работников.
Командировки
Это поездки, совершаемые индивидуально или в небольших группах с профессиональной целью. Например, деловая встреча в другом городе, поездка для встречи с контактами компании-клиента или международная встреча между несколькими партнерами. В отличие от поощрений, страна или город посещения определяется расположением компании или сектора деятельности.
Поэтому туристические аспекты делового предложения здесь не принимаются во внимание или занимают минимальный объем в планах поездки. Причина: у деловых путешественников обычно мало времени на досуг.
Конгрессы
Термин «конгресс» используется сегодня либо в строгом смысле слова. Это собрание работников определенной отрасли, которые собираются вместе, чтобы обменяться идеями или поделиться результатами своих исследований. Конгресс обычно считается встречей, на которой собирается большое количество людей.
Виды конгрессов в деловом туризме в зависимости от событий:
- местный, региональный, национальный или международный;
- международные правительственные или неправительственные;
- компании или ассоциации;
- профессиональные или идейные (политические, религиозные, социальные).
Конгрессы как один из видов делового туризма, организовывают для выполнения задач, целей. Часто они проходят в определенном месте (здании, зале, комплексе), что сужает круг возможных видов отдыха. Все зависит от плана проведения мероприятия, бюджета.
Корпоративные соглашения, конвенции
Термин «конвенция» относится ко всем мероприятиям, организованным компаниями и который может принимать разные формы. Это могут быть собрания продавцов, съезды для разработки стратегий, соглашение о запуске продукта.
Конвенция – это внутреннее собрание компании (организации), которое может иметь национальный или международный в зависимости от целей, разделяемых группой. Возможность участия ограничено членами этого органа и объединяет весь персонал, руководителей, или менеджеров. Фактически использование этого термина было ограничено и используется только для внутренних встреч.
Ярмарки и выставки
Ярмарки – это организованная встреча и вид делового туризма, задачей которой является предоставление потенциальным покупателям и постоянным клиентам информации о новом продукте. Цель – мотивировать приобретение товаров, услуг.
Для выполнения последнего организаторы делают следующее:
- объединить в одно и то же время и в одном месте спрос и предложение одного и того же сектора мероприятия;
- предоставлять прямую, актуальную и персонализированную информацию для посетителей и
- экспоненты;
- предоставить местным и международным покупателям возможность увидеть, сравнить и передать некоторые заказы.
Существует отдельная категория ярмарочного делового туризма – специализированные выставки. Они посвящены более конкретно определенной категории товаров, ориентированы на один сектор. Некоторые открыты свободного посещения, но большинство из них являются специализированными торговыми ярмарками, недоступными для простых посетителей.
Мы можем выделить четыре основные категории организаторов выставок:
- менеджеры выставочного центра;
- мероприятия, организованные непосредственно профессионалами или через специализированные структуры – сервисные компании, производственные или торговые компании;
- общественные организации, государственные или частные.
Обычно ярмарки – это мероприятия, которые проводятся через определенные промежутки времени. Периодичность – полугодовые, ежегодные, двухгодичные, трехлетние. Составляется календарь проведения ярмарок, чтобы организовать годовую программу делового туризма.
Поощрения, поощрительные поездки
Это профессиональные поездки, организованные для сотрудников одной компании, или для профессиональных партнеров. Цель – вознаградить их, когда они завершили количественные и качественные цели.
Туристическая сторона, направление и программа предлагаемых мероприятий важнее, чем на других профессиональных мероприятиях, потому что здесь цель отметить участников очень сильным и очень позитивным образом. Увеличение спроса компаний для европейских и средиземноморских направлений создали настоящую возможность для России, которая часто имеет очень разнообразный спектр деятельности связано с богатством разных регионов.
Семинары
Это рабочие группы, открытые для специалистов определенной дисциплины, организованные профессионалами для совершенствования конкретной подготовки участников путем разработки совместная деятельность. Если исключить внутренние бизнес-семинары, такой тип встреч открыт для всех желающих, которых также приглашают и которые платят взносы за весь тур.
Специфика семинара состоит в том, чтобы быть встречей, объединяющая роль которой заключается, прежде всего, в работе. В этом случае семинар может иметь несколько более или менее обозначенных целей в зависимости от кейсов: информация, обучение, исследования, творчество, стимуляция. Некоторые типы семинаров в деловом туризме также близки к стимулу: поощрительные остаются, которые совмещают отдых, досуг и работу.
Места проведения встреч
Для создания программы делового путешествия нужно предусмотреть все детали: способ поездки, проживание, организация питания. Помимо бизнес-целей нужно разработать цели для отдыха. Это может быть пляжная, экскурсионная программа. Все зависит от цели путешествия, бюджета.
Гостиницы
Около 1500 отелей в России разработали «бизнес-услуги» в секторе MICE в своих программах. Поэтому они предлагают услуги, адаптированные к требованиям бизнес-клиентов. К ним относятся конференц-залы большой вместимости, конференц-залы со специальным оборудованием. Дополнительно добавляются традиционные гостиничные услуги и услуги общественного питания, даже специальная анимация.
Размещение в отеле удобно тем, что все сгруппированы в одном месте, что облегчает организацию мероприятия и позволяет лучше использовать время во время встречи, исключив ненужные поездки и переезды. Это же повышает посещаемость, привлекательность делового туризма в России.
Особенности организации проживания:
- количество проживающих 100-200 человек;
- организация питания – завтраки, фуршеты, All Inclusive;
- экскурсионные программы;
- возможность аренды залов, комнат для переговоров.
Количество отелей, предлагающих проведение профессиональных мероприятий, очень велико. Их инфраструктура предназначена для проведения деловых встреч. Важно заранее заключить договоры, узнать условия.
Конгресс-центры
Конференц-центр – это здание, специально построенное для совместной встречи участников деловых встреч. Он состоит как минимум из одной аудитории, офиса, вспомогательных помещений. Общая площадь разделена на выставочную, обеденную. выставочная и обеденная зона. В России работает около 120 конференц-центров разного размера. Это позволяет нашей стране иметь первое конференц-оборудование в регионе
При выборе конгресс-центра проверять вместимость зала, возможность организации питания. Нужно узнать виды и количество вспомогательного оборудования, что важно для организации делового туризма. Дополнительные факторы: удаленность от аэропорта, возможность заказа группового трансфера, развлекательные и культурные программы.
Выставочные центры
В них можно проводить ярмарки и выставки. Ярмарка является национальным или международным мероприятием с минимальной коммерческой деятельности. Цель – добиться признания качества своей продукции и побудить ее сделать заказ. Когда ярмарка предназначена для определенной категории товаров или отрасли деятельности конкретный, он становится гостиной.
Часть ярмарочных событий происходят через определенные промежутки времени по мере необходимости. экономика отрасли. Развитие этих проявлений особенно востребованы определенными направлениями, потому что прямые, косвенные или индуцированные очень важны.
Другие места встреч
Появляются и новые бизнес-центры. Эти специализированные комплексы объединяют различные услуги, адаптированные для профессиональных встреч. Конференц-зал (конференц-залы и выставочные залы), бизнес-зона (с рабочими комнатами и необходимое оборудование), расположенные рядом с отелями или ресторанами.
Появляются новые тенденции в деловом туризме, направленной на использование необычных мест для встреч. для профессиональных мероприятий, чтобы заметно обозначить настроение его участников и одновременно выделиться на фоне конкурентов. Это замки, музеи, залы для приемов, театры, ночные клубы или стадионы.
Требования к организации
Специфических исследований слишком мало, чтобы можно было точно проанализировать уровень и ожидания клиентов от различных мероприятий, связанных с деловым туризмом. Это очевидно эти ожидания различаются в зависимости от типа клиентуры (компания или ассоциация, национальный или международный), чем в зависимости от типа мероприятия (конгресс или семинар, количество участников и бюджет, место назначения и т. д.). Этот сектор делового туризма чувствителен к экономическим колебаниям.
Виды клиентов
До 1980-х годов большая часть клиентов конференц-центров состояла из ассоциации, профессиональные федерации, профсоюзы или компании ученые, которые в основном организовывали конгрессы. С 80-х годов новый появляется клиентура, компании, которые организуют внутренние или внешние встречи. Таким образом, в настоящее время существует два основных клиентских сегмента: бизнес и Ассоциации. Проведение и особые потребности которых различаются в зависимости от типа деловых мероприятий.
Бизнес или корпоративный рынок
Корпоративный рынок значительно вырос за последние десять лет. Этот связано с растущей потребностью во встречах и обменах между игроками в одном секторе деятельность, полностью способствующая расширению рынка. Кроме того, профессиональные мероприятия сильно эволюционировали, чтобы стать инструментами высокоразвитая коммуникация. Возможна визуализация информации, применение новых технологий для ее подачи клиентам партнерам.
Для организации делового туризма в сфере корпоративного рынка создаются особые условия. Они должны выполнять поставленные задачи, предоставляя партнерам (клиентам) исчерпывающие данные, стимулируя их через активный или спокойный отдых к восприятию информации.
Ассоциативный рынок
Мероприятия, в основном конгрессы, организованные ассоциациями, также развились в последние годы. В целом количество участников намного больше только для корпоративных мероприятий. Это одна из причин, почему организация эти встречи проходят в течение нескольких лет. Конгрессов и ассоциаций становится больше, они перешли на международный рынок делового туризма и MICE.
Компании-организаторы деловых поездок
Они созданы, чтобы помочь компаниям или ассоциациям, которые иногда организуют свои собственные мероприятиях, а также когда на месте проведения мероприятия нет своей команды Организаторов. Специализированные агентства предоставят информационную, техническую поддержку.
Организаторами в сфере делового туризма могут быть следующие компании:
- Создатели инфраструктуры конгрессов. Специализируются на организации. Они являются организаторами конференций или агентствами по созданию мероприятий, работающими от имени компании, научного общества или федерации. Они широко используются в медицине, науке или в тех случаях, когда демонстрация принимает международный размах.
- Туристические агентства в MICE. Они сочетают в себе навыки классического туроператора и агентства по организации мероприятий делового туризма в России. Отвечают за план поездки, материальную базу, связь с подрядчиками.
- Выставочные центры, ярмарки. Они предлагают обустроенные площади, техническое обеспечение. Часто являются одним из подрядчиков, так как не могут обеспечить полноценное проживание, питание.
Для самостоятельной организации деловых поездок необходимо объединить несколько организаций в общую туристическую сеть. На первом этапе составляются требования – материально-техническое обеспечение, проживание, питание, трансферы.
Критерии выбора агентства
Перед планированием поездки нужно выбирать ответственного организатора. Компания поможет составить оптимальный маршрут путешествия, создаст условия для проведения бизнес-процессов. Важно составить первичные критерии, чтобы из части туристических агентств подобрать лучшие условия.
Что необходимо учитывать:
- описание маршрута – план поездки, вид транспорта, время прибытия;
- создание инфраструктур на месте проведения деловой встречи;
- размещение – аренда номеров в гостиницах, отелях;
- формирование бюджета.
Дополнительно учитывают репутацию компании, опыт работы в сфере делового туризма, оценка качества услуг, предоставленный бюджет. На стоимость организации частично влияет сезонность проведения мероприятия.
Деловой туризм в России
Преимущество российского туристического сектора – наличие материальной базы, организаторов в сфере делового туризма, с разными программами для бизнеса и отдыха. С точки зрения делового туризма – это первоклассные туристические продукты – выбор мест проведения конференций, выставок, встреч, размещение в отелях, гостиницах, культурная программа.
Развита транспортная сеть. Для организации поездки можно выбрать авиаперелеты, составить железнодорожные или автомобильные маршруты. Эти варианты часто комбинируют, чтобы оптимизировать время и затраты. Помимо деловых целей в России можно организовать спокойный или познавательный (экскурсионный) отдых.